Sette strumenti, una pagina sola

La chat dentro il gestionale

Le conversazioni non stanno in un’altra applicazione. Stanno nello stesso posto dove sta la scheda della persona, e le due cose si guardano.

Tutte le conversazioni in una lista sola

La lista sta a sinistra e si riordina da sola, con in cima chi ha scritto per ultimo. Accanto a ogni riga ci sono l’ultimo messaggio, l’ora e quanti messaggi non sono stati letti. Sopra la lista si cerca per nome, per numero o per una parola detta dentro la conversazione, e si filtra per la persona che se ne occupa o per un’etichetta. Le etichette si mettono dalla conversazione e valgono anche come filtro. I commenti sotto le inserzioni entrano nella stessa lista, segnati con il canale da cui vengono, quindi chi risponde non deve tenere aperte tre applicazioni per accorgersi che qualcuno ha scritto.

Si risponde dove sta la scheda

Aperta una conversazione, al centro c’è lo scambio e a destra la scheda della persona, con la provenienza, le note, gli appuntamenti e il punto in cui sta. Si mandano testo, foto, documenti e messaggi vocali, e più foto in una volta sola. Ogni messaggio porta l’ora in cui è partito, quando è arrivato e quando è stato letto. Un messaggio che arriva da un numero mai visto apre la riga del contatto da solo, e da quel momento la conversazione e la scheda sono la stessa cosa. Chi risponde non crea niente a mano.

Più numeri nella stessa lista

Uno spazio può avere più di un numero collegato, per esempio uno per la segreteria e uno per chi vende, e le conversazioni di tutti stanno nella stessa lista. Ogni conversazione ricorda da quale numero è entrata, e la risposta esce dallo stesso numero. Non serve ricordarselo. Per ogni numero il sistema mostra quanti messaggi può ancora aprire nelle ventiquattro ore, la qualità che Meta gli ha dato e se qualcosa lo sta peggiorando. Un numero che si sta rovinando si vede prima che si blocchi.

Una riga sola per ogni persona

Sulla stessa riga stanno i messaggi, gli appuntamenti, i documenti firmati e i pagamenti. Chi apre la scheda vede cosa è successo e in che ordine, senza aprire altro.

• Un appunto scritto da una persona lo leggono anche le altre.
• Ogni gesto lascia la data e il nome di chi lo ha fatto.
• Ciò che si cancella sparisce dalla vista e resta recuperabile.

I modelli e le risposte pronte

Due cataloghi di testo per due momenti diversi. Uno serve quando la conversazione è chiusa, l’altro quando è aperta e si sta scrivendo.

Ventiquattro ore dall’ultimo messaggio

Dopo che una persona scrive, le si può rispondere liberamente per ventiquattro ore. Passate quelle, il testo libero non parte più e serve un modello approvato.

• Il tempo che resta si legge sulla conversazione, non si conta a mente.
• Un messaggio scritto fuori tempo non si perde, e il sistema dice quale modello lo può portare.
• Una risposta della persona riapre la finestra, e il conto riparte da lì.

Un testo approvato prima di servire

Il catalogo dei testi che possono uscire a finestra chiusa sta qui, e ogni riga porta l’anteprima, la lingua, la categoria e l’esito della revisione. Quelli rifiutati restano in elenco con il motivo scritto accanto, perché rimandarli com’erano li fa rifiutare di nuovo. Quelli approvati si possono mandare subito. Accanto a ogni modello ci sono gli invii fatti, le risposte che hanno ottenuto e quanto costano, così si vede quale testo funziona e quale si sta pagando per niente.

Il catalogo si tiene allineato da solo

Un modello si scrive nel gestionale, con i buchi dove andranno il nome della persona e le altre parti che cambiano, e parte in revisione. La revisione la fa Meta e può durare pochi minuti o qualche ora. Il sistema rilegge il catalogo e aggiorna l’esito da solo, quindi non serve andare a controllare altrove. In cima alla pagina ci sono i due numeri che contano davvero, quanti modelli può ancora avere questo account e quanti se ne sono creati nelle ultime ventiquattro ore. Sono i due tetti che fanno rifiutare un modello per una ragione che non c’entra con il testo.

Le risposte pronte si scrivono una volta

Una risposta pronta è un testo salvato che si richiama mentre si scrive. Dentro può esserci il nome della persona, e il sistema lo sostituisce al momento dell’invio.

• Una risposta pronta corretta cambia per tutta la squadra dalla volta dopo.
• Da una risposta pronta nasce un modello da far approvare, senza riscrivere il testo.
• Chi scrive vede l’anteprima con i valori veri prima di premere invio.

Si batte una parola e il testo compare

Ogni risposta pronta ha una parola che la richiama. Si batte quella parola nella casella del messaggio e il sistema propone i testi che cominciano così, senza aprire nessun menù. Scelto il testo, compare già scritto nella casella, pronto da correggere prima di partire. Il nome della persona viene sostituito al momento, quindi non resta mai un buco nel messaggio mandato. Le risposte pronte non passano da nessuna approvazione, perché servono dentro la finestra in cui si può scrivere liberamente. Quando la finestra è chiusa la barra tace e lo dice, invece di far scrivere un testo che non partirebbe.

Le automazioni passo per passo

Una sequenza è un elenco di passi con le loro attese. Comincia da un fatto e accompagna chi la sta attraversando, senza che nessuno mandi niente a mano.

Un messaggio parte senza che nessuno lo mandi

Una sequenza si disegna su una tela. In cima c’è il fatto che la fa partire, sotto i passi in fila, e fra un passo e l’altro l’attesa, che si scrive in ore o in giorni. Ogni passo dice cosa manda e con quale testo. Un passo può anche cambiare qualcosa sulla scheda, per esempio spostare la persona di stato o assegnarla a qualcuno. L’ultimo passo dice come si esce. Una persona che risponde esce dalla sequenza da sola, perché continuare a scriverle un copione mentre sta parlando con qualcuno è il modo più veloce per farsi segnalare.

Finché nessuno pubblica non parte niente

Ogni sequenza ha una bozza e una versione pubblicata, e sono due cose separate. Si cambia la bozza quanto si vuole, e chi sta già dentro continua a ricevere la versione con cui era partito. Al momento di pubblicare il sistema mostra cosa cambia rispetto a prima. Da lì in poi chi entra riceve la nuova. Questo vale anche il primo giorno in cui uno spazio si accende. Una sequenza scritta e mai pubblicata non scrive a nessuno, quindi si può preparare tutto in anticipo senza rischiare che parta da sola.

Si sa chi l’ha ricevuta e dove si è fermata

Per ogni persona entrata in una sequenza c’è una riga che dice quando è entrata, a che passo è arrivata, cosa ha ricevuto e perché è uscita. Un passo che non è partito resta scritto con il motivo, per esempio una finestra chiusa o un numero che ha smesso di rispondere. Non sparisce. Accanto c’è il conto di quante persone sono dentro adesso e quante hanno finito, così si vede se una sequenza sta lavorando o se si è fermata senza che nessuno se ne accorga.

Gli orari si dichiarano una volta sola

Le ore in cui è lecito scrivere si dichiarano per tutto lo spazio, non sequenza per sequenza, così non capita che una sia sistemata e un’altra no. Un passo che matura alle tre di notte non parte alle tre di notte. Aspetta l’apertura della fascia e parte allora, e il sistema tiene il conto di quanto ha aspettato. La fascia si può anche spegnere, e in quel caso i messaggi escono appena maturano. È una scelta che si fa a occhi aperti, e la pagina lo scrive.

Il tracciamento da capo a fondo

Ogni collegamento che si mette in giro può avere un codice suo, e quel codice resta attaccato alla persona anche mesi dopo.

Ogni collegamento ha un codice suo

Un collegamento tracciato si crea qui, e il sistema ne restituisce un indirizzo corto e un QR pronto da stampare. Si usano su un’inserzione, in una firma di posta, su un volantino o su una vetrina. Chi passa di lì si porta dietro la provenienza fino al modulo che compila o al messaggio che manda, e quella provenienza finisce sulla sua riga. Ogni collegamento porta accanto quante volte è stato aperto e quando è stato creato, e si può spegnere senza cancellarlo, perché un indirizzo stampato su carta continua a esistere anche dopo.

Le visite si contano giorno per giorno

La pagina dei risultati conta le visite giorno per giorno, le pagine più viste, i siti che le hanno mandate e le regioni da cui arrivano. Le stesse visite si guardano anche per canale e per campagna, quindi si distingue chi è arrivato da una inserzione a pagamento da chi è arrivato perché qualcuno ha condiviso un indirizzo. Il conteggio è di chi possiede lo spazio e non passa da un servizio esterno, quindi non dipende da un pannello di qualcun altro né da un consenso dato altrove.

Dalla visita fino a quanto ha comprato

Sulla stessa pagina stanno le vendite attribuite e l’incassato, attaccati alla provenienza con cui la persona era entrata. Caricando la spesa di una campagna, il sistema mette accanto quanto è costata e quanto ha reso. È lo stesso numero che poi compare nel conto economico, non un conto fatto a parte. Una persona che arriva oggi e compra fra tre mesi resta attaccata alla porta da cui è entrata, perché la provenienza sta sulla sua riga e non in una sessione del browser.

Da dove arriva ogni contatto

Un messaggio, un modulo compilato, una chiamata e una persona che scrive dal telefono entrano tutti nello stesso elenco. La provenienza resta attaccata alla riga, quindi a fine mese si sa da dove sono arrivate le persone senza ricostruirlo a memoria.

• Chi scrive due volte da due porte diverse resta una persona sola.
• Una porta che smette di portare contatti si fa notare, invece di tacere.
• La prima risposta può partire da sola, e chi risponde dopo vede cosa è già stato detto.

Il costruttore del sito

Le pagine pubbliche e quelle private si scrivono dallo stesso pannello, a blocchi, e vanno online quando qualcuno pubblica.

Le pagine stanno in un elenco solo

Uno spazio ha un sito, e il sito ha le sue pagine in un elenco. Ogni riga dice il titolo, da quante sezioni è fatta, quando è stata toccata l’ultima volta e se ha qualcosa di non ancora pubblicato. Dalla stessa riga si apre la tela per modificarla, si guarda com’è venuta e si crea il collegamento con cui si manda a qualcuno. La barra in alto e il piede valgono per tutto il sito e si scrivono una volta, quindi cambiando un recapito lo si cambia su ogni pagina.

Le pagine si scrivono a blocchi

La pagina si compone una sezione alla volta, e ogni sezione ha i suoi campi invece del codice. A sinistra l’elenco delle sezioni, al centro la pagina come viene, a destra i campi di quella che si sta toccando. Si guarda com’è su schermo grande, su tavoletta e su telefono senza uscire dalla tela, e le sezioni si riordinano trascinandole. Ciò che si salva non va online da solo. Resta bozza finché qualcuno non pubblica, e il sito pubblico continua a mostrare l’ultima versione pubblicata.

Un capitolo si scrive una volta e compare in più pagine

Il cassetto dei blocchi mostra cosa si può aggiungere, ognuno con la sua figura, dalla copertina all’indice, dal testo con immagine alle domande frequenti. Nello stesso cassetto ci sono anche i capitoli già scritti in un’altra pagina di questo sito. Prenderne uno non ne fa una copia, lo RICHIAMA, quindi correggerlo una volta lo corregge ovunque compaia. Togliere un capitolo richiamato da una pagina lo stacca da quella e basta. Chi vuole quel capitolo diverso lo stacca e ne scrive uno suo, e le altre pagine non se ne accorgono.

Il portale della persona

Le persone seguite hanno un accesso loro, separato da quello di chi lavora, e ci trovano dentro solo le proprie cose.

Chi è seguito entra con il suo accesso

Il portale si apre sull’indirizzo dello spazio e ci entra la persona seguita, non chi lavora. Dentro trova i propri appuntamenti, i percorsi in corso, i documenti firmati, i pagamenti e una chat con lo studio. Le parti che compaiono dipendono dai moduli accesi, quindi il portale di uno studio non è il portale di un altro. Quello che non è acceso non compare, invece di comparire vuoto. È lo stesso database del gestionale, quindi un appuntamento spostato stamattina è spostato anche qui, senza nessun passaggio in mezzo.

L’invito parte dalla scheda che c’è già

Non si scrive un indirizzo a mano. Si cerca la persona fra quelle che esistono, e l’invito si attacca alla sua scheda, così il portale mostra la sua storia e non una scheda nuova e vuota. La pagina dice l’indirizzo del portale, pronto da copiare e da mandare, e tiene l’elenco di chi è già entrato. Un accesso si può togliere in qualunque momento, e togliere l’accesso non cancella niente della persona. Resta la scheda, se ne va soltanto la porta.

Chi vede cosa

Ogni persona ha un ruolo, e il ruolo decide cosa compare a schermo. Quello che un ruolo non può vedere non arriva al browser, quindi non c’è una schermata nascosta che si apre scrivendo l’indirizzo a mano.

• Chi lavora dentro uno spazio vede quello spazio e basta.
• Chi sta sopra vede i dati dei suoi spazi, non le chiavi con cui quegli spazi parlano al mondo.
• Ogni accesso con le credenziali di un altro lascia una traccia con la data e il nome.

I numeri in una schermata

Gli stessi movimenti che il sistema registra ogni giorno diventano il cruscotto, il conto del mese e il lavoro di ogni persona della squadra.

Quello che è entrato sul periodo che si sceglie

Fatturato, incassato, rate ancora da riscuotere e percentuale di chiusura stanno insieme, sul periodo che si sceglie in cima. Accanto a ogni numero c’è il confronto con il periodo prima, così si vede se sta salendo o scendendo senza aprire un foglio di calcolo. Ogni numero si apre e mostra le righe da cui nasce. Non c’è un totale che non si possa aprire, e questo è quello che lo rende discutibile invece che da credere.

Cosa resta a fine mese

Il conto economico mette in colonna i mesi e in riga il venduto, l’incassato, i costi che seguono il venduto, la pubblicità, i costi fissi e cosa resta. La pubblicità si carica una volta e il sistema la spalma sui giorni giusti, quindi un mese non porta la spesa di un altro. Il mese peggiore e il mese migliore si vedono a colpo d’occhio, e ogni cella si apre sulle righe che la compongono. Il conto si costruisce dalle date dei movimenti, non da un foglio scritto a parte.

Un obiettivo si scrive e si confronta

Per ogni misura che il sistema già conta si può scrivere un obiettivo, per tutto lo spazio o per una persona sola, e il periodo su cui vale. La pagina mette accanto il mese scorso, il valore di adesso e l’obiettivo, e dice quanto manca e quanto tempo resta. Un obiettivo senza un numero che lo misuri non si può scrivere, perché sarebbe un proposito e non un obiettivo.

Il lavoro di ognuno con le stesse righe

La classifica mette in fila le persone della squadra sulla misura che si sceglie, per esempio quante trattative hanno chiuso o quanto hanno incassato. I numeri escono dalle stesse righe da cui esce il cruscotto, quindi la somma della squadra e il totale dello spazio non possono divergere. Chi non ha ancora niente compare lo stesso, senza un numero inventato al posto del vuoto.