Ogni porta scrive la stessa riga
Da qualunque parte arrivi, un contatto nasce allo stesso modo. Nome, recapito, provenienza e data finiscono in una riga dell’elenco, e da lì in poi è quella la sua scheda. Le porte aperte sono quattro. Il modulo da incollare nel sito della clinica, il modulo pubblico del gestionale che ha un indirizzo suo e sta dietro un QR o dentro un annuncio, un messaggio WhatsApp in arrivo, e l’inserimento a mano di chi risponde al telefono. La provenienza non si scrive a mano. La mette la porta da cui la persona è passata, e resta attaccata alla riga per sempre, anche mesi dopo quando si conta quale campagna ha portato interventi. I moduli lead di Facebook e Instagram sono nel software e aspettano di essere collegati a una Pagina. TikTok, Google e i centralini esterni non sono collegati.
Il primo messaggio parte da solo
La nascita di un contatto è un fatto, e un fatto accende una sequenza. Una sequenza è una catena di passi con delle attese in mezzo, e si disegna trascinando i passi uno sotto l’altro. Il benvenuto manda subito l’email che dice che la richiesta è arrivata. Poi si ferma e aspetta ventiquattro ore. Non è un ritardo, è un passo che ascolta. Se la persona risponde, la risposta è a sua volta un fatto e la corsa si chiude. Se nessuno risponde, la catena prende l’altra strada. Parte la seconda email e nasce l’attività per il consulente, con la sua scadenza. Lo stesso passo può uscire su WhatsApp. Serve un numero intestato alla clinica e un modello approvato da Meta. Finché non ci sono, il passo resta fermo e il registro scrive il motivo, invece di far credere che un messaggio sia partito.
Il contatto prende un nome
Ogni riga dell’elenco porta il consulente che la segue. L’assegnazione si cambia dalla riga o dalla scheda, e il cambio è un fatto, quindi può accendere un avviso. La scheda si apre di lato e tiene insieme i dati, la provenienza, gli appuntamenti, i preventivi, i documenti firmati e la storia dei messaggi. È lo stesso posto per tutti, quindi chi subentra trova quello che ha lasciato chi c’era prima. Le note e le attività restano nella scheda con la data. Un’attività ha una scadenza, e quando scade compare nell’elenco di chi la deve fare.
