Un calendario solo, dal primo posto all’ultimo
Il posto scelto dal paziente sul sito, quello preso dalla segreteria al telefono e la sala dove si opera stanno tutti nello stesso calendario. Per questo un orario occupato è occupato dappertutto, e i promemoria del giorno prima escono dalla stessa riga che ha creato l’appuntamento.
Il paziente sceglie l’ora libera
Ogni tipo di appuntamento ha una pagina pubblica con un indirizzo suo. Chi la apre vede il nome della prestazione, la durata e i giorni che hanno posto. Gli orari non sono un elenco scritto da qualcuno. La pagina prende le fasce del calendario, toglie quello che è già occupato e mostra il resto, nel fuso di chi sta guardando. Al salvataggio il database rifiuta due prenotazioni sullo stesso posto. Non è un controllo della schermata, è un vincolo sulla tabella degli appuntamenti, quindi regge anche quando due persone confermano nello stesso istante da due telefoni diversi. Chi prenota e non è in elenco diventa un contatto nuovo con la sua provenienza. Chi c’è già si attacca alla scheda che esiste.
La segreteria prenota mentre parla
Dentro il gestionale si apre lo stesso calendario e si prende il posto per conto di una persona, senza uscire dal gestionale e senza aprire la pagina pubblica. Si sceglie la prestazione, poi il giorno e l’ora fra quelli liberi, poi si dice chi è. La ricerca del contatto parte dal numero o dal nome. Se la persona è già in elenco la scheda si aggancia, se non c’è nasce lì con i dati appena dettati. L’appuntamento è identico a quello preso dal sito. Stessa tabella, stessa conferma, stessi promemoria.
Due interventi non entrano nella stessa sala
Una sala è un calendario senza titolare. I suoi orari non appartengono a una persona, quindi la sala resta prenotabile anche quando cambia il medico che ci lavora. Il rifiuto della sovrapposizione sta nel database, dentro un vincolo di esclusione sulla tabella degli appuntamenti. Vale anche se due persone salvano nello stesso istante da due schermate diverse, perché il secondo salvataggio viene rifiutato prima di diventare una riga. Lo stesso meccanismo tiene separate le sedi. Milano e Palermo sono due calendari, quindi due consulenze alla stessa ora non si ostacolano.
La giornata si stampa su un foglio
Il foglio del giorno è l’elenco di chi entra quel giorno, in ordine di ora, con nome, telefono e note. L’elenco è chiuso apposta, cioè contiene solo quel giorno, e si stampa così com’è. Dentro non finisce niente che somigli a un dato sanitario. Le note vengono da due posti soli, quello che la persona ha scritto prenotando e quello che lo studio ha appuntato sulla scheda.
Tre avvisi prima della seduta
Quando un appuntamento è fissato, il sistema mette in coda tre promemoria, a dieci giorni, a tre giorni e il giorno prima. Partono alle nove del mattino nel fuso di chi tiene l’agenda, non in quello del server. È la differenza fra un messaggio a colazione e uno alle undici di sera. Quello che è già passato non si accoda. Chi prenota per dopodomani non riceve il promemoria dei dieci giorni prima con dieci giorni di ritardo. Ogni promemoria esce dal canale che c’è. Con un solo modello WhatsApp approvato, quel modello serve tutti e tre, invece di lasciarne due muti ad aspettare.
Dopo l’intervento il percorso continua
Il passaggio di un appuntamento a eseguito è un fatto, e la sequenza dei controlli lo ascolta. Manda un messaggio il giorno dopo, uno dopo una settimana e uno dopo un mese, e apre l’attività di fissare il controllo del primo mese. Lo stesso innesco copre il caso opposto. Se la persona non si presenta, il sistema mette l’etichetta, avvisa la squadra e apre l’attività di richiamare. I richiami delle sedute successive si aggiungono alla stessa catena, spostando le attese. Un percorso lungo cinque anni è questa sequenza con più passi, non un impianto diverso.
